FUNGSI PENGADAAN PERENCANAAN PERSONIL & PEREKRUTAN

A. Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja

Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan.

Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan:
a. Jumlah produksi
b. Ramalan-ramalan usaha
c. Perluasan perusahaan
d. Perkembangan teknologi
e. Tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja
f. Perencanaan karier tenaga kerja/pegawai

a. Jumlah Produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang akan dihasilkan maka akan semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan/direkrut.

b. Ramalan-ramalan Usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang menyangkut ketidakpastian di masa yang akan datang, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

c. Perluasan Perusahaan
Perencanaan tenaga kerja juga dipengaruhi oleh rencana perluasan perusahaan di masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka perekrutan/penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.

d. Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit. Hal inilah yang harus diperhitungkan agar dikemudian hari tidak terjadi PHK.

e. Pasaran Tenaga Kerja
Pasaran tenaga kerja haruslah diperhatikan sebab jika penawaran lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah. Dalam hal ini perusahaan harus menghitung manakah yang paling menguntungkan, apakah dengan labor intensive atau capital intensive. Sehingga hal tersebut akan mempengaruhi kebijaksanaan kebutuhan tenaga kerja.

f. Perencanaan Karier Tenaga Kerja
Kemungkinan promosi di kemudian hari akan ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan di kemudian hari, maka calon karyawan/tenaga kerja yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak lagi.

B. Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja

Berapa banyak jumlah tenaga kerja & tenaga kerja dengan skill yang bagaimana yang akan dibutuhkan di masa depan itu banyak digantungkan kepada informasi mengenai keadaan di masa lampau, keadaan saat ini dan asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa depan.

Asumsi yang biasa digunakan adalah dengan melihat trend di masa lampau, sedangkan hubungan antara variabel dianggap tetap. Tetapi pada kondisi bisnis yang dinamis dan selalu berubah maka asumsi-asumsi tersebut mungkin akan tidak berlaku,
sehingga perubahan-perubahan pada perencanaan mungkin dibutuhkan.

Terdapat tiga metode dalam memprediksi kebutuhan akan tenaga kerja, yaitu :

1. Metode Penilaian

Pada dasarnya metode penilaian memanfaatkan orang-orang yang cukup berpengalaman dalam memprediksi kebutuhan perusahaan akan tenaga kerja di masa mendatang. Metode penilaian mempertimbangkan data kuantitatif, tetapi disamping itu juga dipertimbangkan faktor intuisi dan keahlian.

Metode penilaian yang paling sederhana adalah metode Bottom-Up, yaitu masingmasing unit, cabang, departemen, memperkirakan sendiri kebutuhannya akan tenaga kerja. Idealnya manajer menerima informasi & pengarahan, yang kemudian dikombinasikan dengan pandangan mereka sendiri untuk dapat membuat perkiraan yang dibutuhkan tersebut. Jumlah dari perkiraan masing-masing departemen akan merupakan jumlah keseluruhan kebutuhan akan tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.

Metode lainnya adalah metode Top-down, dimana para eksekutif mendiskusikan bagaimana kondisi perekonomian, trend bisnis, perencanaan yang telah dibuat serta berbagai faktor lain yang mungkin mempengaruhi kebutuhan perusahaan akan tenaga kerja. Mereka juga membuat perkiraan-perkiraan mengenai kemungkinankemungkinan terburuk yang mungkin terjadi.

Metode berikutnya adalah teknik Delphi, dimana para eksekutif pada masing-masing cabang tidak bertemu, tetapi mereka membuat konsensus dengan menjawab kuesioner-kuesioner yang diberikan oleh perusahaan mengenai perencanaan yang akan dibuat. Kuesioner-kuesioner ini dikirim berulang-ulang dengan mencantumkan hasil dari kuesioner sebelumnya, sehingga para eksekutif cabang tersebut dapat membandingkan dan membuat prediksi yang lebih tepat. Teknik ini akan meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, karena akan dapat menghilangkan perselisihan pribadi maupun kemungkinan adanya dominasi suara dalam proses
pengambilan keputusan. Tetapi teknik ini juga memakan waktu yang lama, sehingga untuk keputusan-keputusan yang membutuhkan pengambilan keputusan yang cepat, maka teknik ini akan sangat sulit untuk digunakan.

2. Metode Matematika Sederhana

Metode ini memanfaatkan informasi-informasi yang tersedia yang menyangkut akan kebutuhan tenaga kerja, lalu kemudian dikombinasikan dengan rasio produktivitas untuk tenaga kerja langsung maupun rasio staf untuk tenaga kerja tidak langsung.
Rasio produktivitas tidak langsung adalah perbandingan antara hasil produksi ratarata dengan dengan tenaga kerja langsung setiap tahun. Sedangkan rasio staf untuk tenaga kerja tidak langsung ialah untuk menghitung jumlah tenaga kerja tidak
langsung dalam proses produksi.

Rasio-rasio ini dihasilkan dari data-data yang dikumpulkan secara periodik dalam jangka waktu yang lama. Perkiraan dengan memanfaatkan rasio produktivitas mendasarkan pada asumsi bahwa jumlah dari tenaga kerja akan selalu meningkat sebanding dengan peningkatan jumlah pekerjaan yang harus dilakukan. Hal ini tidak selalu benar, karena ada kalanya perusahaan dapat memberlakukan aturan lembur.

Rasio produktivitas juga memanfaatkan learning curves, dimana diasumsikan bahwa produktivitas akan meningkat seiring dengan bertambahnya pengalaman. Karyawan yang telah bekerja cukup lama akan bisa mengetahui hal-hal apa yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam bekerja sehingga produktivitas akan meningkat. Untuk memanfaatkan learning curve dipakai progress index, yang menunjukkan persentase belajar yang terjadi dalam setiap kali produksi menjadi dua kali lipat.

3. Metode Matematika Kompleks

Jenis metode ini dapat dipakai pada perusahaan besar yang telah memiliki pengalaman yang cukup lama dalam perencanaan Sumber Daya Manusia. Salah satunya adalah Metode Regresi Berganda, yang memanfaatkan berbagai faktor yang berhubungan dengan kebutuhan akan tenaga kerja untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.

C. Perekrutan Tenaga Kerja

Perekrutan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja. Jika perekrutan berhasil, maka artinya banyak pelamar yang memasukkan lamarannya, dan tentu saja peluang untuk mendapatkan tenaga kerja yang baik semakin terbuka lebar,
karena kita dapat memilih yang paling terbaik diantara karyawan tersebut. Perekrutan
tenaga kerja/pelamar dipengaruhi oleh:

1. Balas jasa yang diberikan. Jika balas jasa yang diberikan besar, maka pelamarnya akan semakin banyak. Sebaliknya bila balas jasa yang diberikan kecil, maka pelamar menjadi sedikit.
2. Status tenaga kerja. Jika statusnya adalah untuk menjadi tenaga kerja tetap maka pelamarnya akan relatif banyak. Tetapi bila statusnya adalah sebagai tenaga kerja honorer, maka pelamarnya sedikit.
3. Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar maka jumlah pelamar akan banyak, begitu pula sebaliknya.
4. Job specification. Jika spesifikasi pekerjaannya sedikit, maka orang yang mencoba untuk melamar pekerjaan tersebut akan semakin banyak, begitu pula sebaliknya.
5. Metode penarikan. Bila perekrutan/penarikan terbuka luas melalui media massa atau lain sebagainya, maka pelamar yang mencoba semakin banyak, sebaliknya.
6. Soliditas perusahaan. Jika soliditas perusahaan cukup tinggi maka pelamarnya banyak, dan sebaliknya.
7. Peraturan perburuhan. Jika peraturan perburuhan longgar maka pelamar banyak, dan sebaliknya. Misalnya usia tenaga kerja, dsb.
8. Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak maka pelamar yang mencoba akan semakin banyak, begitu pula sebaliknya.

Perekrutan adalah usaha mencari & mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Edwin B. Flippo :"Recruitment is the process of searching for prospective employees and stimulating them to apply for job in the organizational".

Maksudnya adalah bahwa perekrutan itu adalah suatu proses pencarian & pemikatan para calon tenaga kerja/pegawai yang mampu bekerja di dalam organisasi.

Jadi intinya yaitu perekrutan ialah usaha mencari dan menarik tenaga kerja agar melamar lowongan pekerjaan yang ada pada suatu perusahaan.

Menurut Pasal 1 Undang-undang No. 14 tahun 1969, tenaga kerja adalah: tiap orang yang mampu melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan kerja, guna menghasilkan barang ataupun jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Tenaga kerja ini harus memenuhi persyaratan peraturan pemerintah, seperti batas usia tertentu.

Jadi pengertian tenaga kerja ini lebih luas bila dibandingkan dengan pengertian karyawan, karena tenaga kerja merupakan orang yang bekerja baik didalam maupun diluar hubungan kerja. Ciri khas hubungan kerja adalah tenaga kerja itu bekerja dibawah perintah orang lain dengan menerima balas jasa.

Undang-undang No. 14 tahun 1969 dan peraturan pelaksanaannya tidak boleh diadakan diskriminasi. Dalam Pasal 4 dikemukakan bahwa tiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatan, kesehatan, kesulitan, pemeliharaan moral kerja,
serta perlakuan yang sesuai dengan martabat manusia dan moral agama.

Kerja
Kerja adalah merupakan sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan.

Buruh/kuli
Buruh/kuli adalah seseorang pekerja harian atau honorer yang bekerja dibawah perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya itu telah ditentukan.

Karyawan/pegawai
Karyawan/pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja dibawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan.

Proses perekrutan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:
1. Penentuan dasar perekrutan
2. Penentuan sumber-sumber perekrutan
3. Metode-metode perekrutan
4. Kendala-kendala perekrutan

1. Penentuan Dasar Perekrutan

Dasar perekrutan calon karyawan harus terlebih dahulu ditetapkan agar para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang akan dijabatnya. Dasar perekrutan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menjabat jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara terinci & jelas, agar para pelamar dapat mengetahui kualifikasi-kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya batas usia, pendidikan, jenis kelamin, kesehatan, dll. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar & pedoman perekrutan, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.

2. Penentuan Sumber-sumber Perekrutan

Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan maka kita harus menentukan sumber-sumber perekrutan calon karyawan tersebut. Sumber perekrutan calon karyawan itu adalah sumber internal dan eksternal perusahaan.

Sumber Internal

Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan itu baik yang bersifat vertikal (promosi ataupun demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.

Kebaikan-kebaikan sumber internal
a. Meningkatkan moral kerja & kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi.
b. Perilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan.
c. Biaya perekrutan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.
d. Waktu perekrutan relatif singkat.
e. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
f. Kestabilan karyawan semakin baik.

Kelemahan-kelemahan sumber internal :
a. Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
b. Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.

Bila tidak ada karyawan yang dapat memenuhi kualifikasi-kualifikasi jabatan yang lowong tersebut, maka kita merekrutnya dari sumber eksternal.

Sumber Eksternal

Sumber Eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan perekrutan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, yaitu:
a. Kantor penempatan tenaga kerja.
b. Lembaga-lembaga pendidikan.
c. Referensi karyawan atau rekanan.
d. Serikat-serikat buruh.
e. Pencangkokan dari perusahaan lain.
f. Nepotisme dan leasing.
g. Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.
h. Sumber-sumber lainnya.

Kebaikan-kebaikan sumber eksternal
a. Kewibawaan pejabat relatif baik.
b. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.

Kelemahan-kelemahan sumber eksternal
a. Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk promosi.
b. Biaya perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.
c. Waktu perekrutan relatif lama.
d. Orientasi dan induksi harus dilakukan.
e. Turnover cenderung akan meningkat.
f. Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.

3. Metode-metode Perekrutan

Metode perekrutan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. Metode perekrutan calon karyawan baru dibagi atas metode tertutup dan metode terbuka.

Metode Tertutup
Metode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk menjadi relatif sedikit, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan semakin sulit.

Metode Terbuka

Metode terbuka adalah dimana perekrutan itu diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka ini diharapkan banyak lamaran yang akan masuk, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified menjadi lebih besar.

4. Kendala-kendala Perekrutan

Agar proses perekrutan berhasil maka perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber dari “organisasi, pelaksana perekrutan dan lingkungan eksternal”.

Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi pada umumnya kendala-kendala itu adalah:

a. Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi

Berbagai kebijaksanaan organisasi merupakan cermin utama atas berhasil atau tidaknya perekrutan calon pegawai. Kebijaksanaan organisasi yang akan mempengaruhi perekrutan itu adalah:

• Kebijaksanaan Kompensasi dan Kesejahteraan.

Jika perusahaan dapat memberikan kompensasi dan kesejahteraan yang cukup besar serta adil maka pelamar yang serius akan semakin banyak, tetapi sebaliknya jika gaji dan kesejahteraan rendah maka pelamar menjadi sedikit.

• Kebijaksanaan Promosi

Apabila kesempatan untuk promosi diberikan cukup luas maka pelamar yang serius semakin banyak, tetapi sebaliknya jika kesempatan untuk promosi sangat terbatas maka pelamar akan menjadi sedikit. Promosi merupakan idaman setiap karyawan, karena dengan promosi berarti status dan pendapatan akan bertambah besar.

• Kebijaksanaan Status Karyawan

Jika status karyawan menjadi karyawan tetap/full-time maka pelamar semakin banyak, tetapi jika status karyawannya honorer/harian/part-time maka pelamar akan semakin sedikit.

• Kebijaksanaan Sumber Tenaga Kerja

Jika tenaga kerja yang akan diterima hanya bersumber dari tenaga kerja lokal maka pelamar yang serius akan sedikit, tetapi sebaliknya bila tenaga kerja yang akan diterima bersumber dari seluruh Nusantara, maka pelamar akan semakin banyak.

b. Persyaratan-persyaratan jabatan
Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar maka pelamar akan menjadi sedikit, sebaliknya jika jumlah persyaratannya sedikit maka pelamarnya akan semakin banyak.

c. Metode pelaksanaan perekrutan
Semakin terbuka perekrutan maka pelamarnya akan semakin banyak, sebaliknya apabila perekrutannya semakin tertutup maka pelamarnya semakin sedikit.

d. Kondisi pasar tenaga kerja
Semakin besar penawaran tenaga kerja maka akan semakin banyak pula pelamar yang serius. Tetapi sebaliknya jika penawaran tenaga kerja sedikit maka pelamarnya juga menjadi sedikit.

e. Soliditas perusahaan
Soliditas perusahaan dapat diartikan sebagai besarnya kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan, misal; besarnya perusahaan tersebut. Jika soliditas perusahaan besar maka pelamar akan semakin banyak. Sebaliknya jika soliditas perusahaan rendah maka pelamarnya akan semakin sedikit.

f. Kondisi-kondisi lingkungan eksternal
Jika kondisi perekonomian tumbuh dengan cepat dan saingannya juga banyak maka pelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan perekonomian kecil/depresi, maka pelamarnya akan semakin banyak.